Les cartons de signatures constituent des documents essentiels qui lient le client à sa banque.
Ces pièces particulièrement vulnérables, du fait de leur fragilité et des nombreuses
manipulations nécessitent une sécurisation optimale. L'utilisation de l'image numérique des
cartons de signatures est donc devenue incontournable tant pour protéger les supports que pour
assurer le service dans le cadre du Plan de Continuité d'Activités*.

Au niveau de la Caisse des Dépôts et Consignations, les enjeux sont les suivants :
- 50 000 comptes bancaires ;
- un stock actuel de 18 000 cartons ;
- un flux annuel de l'ordre de 1 500 cartons ;
- des caissiers qui disposent d'un double de tous les cartons, d'où une multiplication des
volumes.

Un réseau constitué de 20 recettes des finances et 108 trésoreries générales, soit un historique
de 50 000 cartons et un flux annuel d'environ 5 000 documents viendrait s'ajouter dans les
prochaines semaines.

Fort de son excellent bilan en 2007 avec 17 millions de documents archivés, soit une hausse de 100% par rapport à l'année précédente, CDC Arkhinéo répond aux exigences indispensables de confidentialité et de sécurisation des cartons de signatures. Les techniques déployées consistent en la numérisation (assurée en partenariat avec DHL Global Mail), la capture et l'indexation des documents conservés de manière sécurisée via le service Coffre-fort électronique® et accessibles grâce à un portail Intranet dédié.

Cette solution garantit :
- la sécurisation des données : CDC Arkhinéo évite les risques de détérioration ou d'erreurs de classement ;
- la continuité de service : même lors des exercices de secours réalisés sur le site de repli, il est désormais possible de contrôler les signatures ;
- de meilleures conditions de travail : la consultation en ligne permet de limiter les déplacements des agents pour consulter les dossiers clients et les bacs de cartons. De plus, l'indexation facilite les recherches et les mises à jour régulières ;
- un gain de place : l'archivage des cartons papier permettra de supprimer les bacs sécurisés au niveau du hall des caisses et la salle d'archives dédiée au sein des agences du siège ;
- une contribution écologique : l'utilisation de l'image numérique des cartons limite considérablement la consommation de papier.

Charles du Boullay, Directeur général de CDC Arkhinéo, se félicite de cette collaboration : « Dès que le marché nous a été signifié, nous avons travaillé en étroite collaboration avec les équipes de la Direction Bancaire et la Direction Informatique du groupe. Ces travaux ont été très constructifs et ont permis d'apporter les meilleures solutions, en particulier en ce qui concerne la confidentialité et l'accès aux données ».

Jean-Luc Délerin, Responsable du département agences bancaires et consignations à la Direction Bancaire de la Caisse des Dépôts ajoute : « Sécuriser les données sensibles, permettre la continuité du service, tout en améliorant la productivité (plus de dossiers clients à consulter) et la gestion des locaux : la solution mise en place avec CDC Arkhinéo ne présente que des avantages ».

À propos de CDC Arkhinéo
Créée en 2001, CDC Arkhinéo est une filiale détenue à 100% par la Caisse des Dépôts et Consignations. CDC Arkhinéo, tiers de confiance archiveur, est la première société française d'archivage et de conservation à long terme des données électroniques.
CDC Arkhinéo s'engage en effet à tous les stades du processus : garantie de conservation des données dans des centres d'archivage hautement sécurisés (site de sauvegarde distant de plus de 450 kilomètres des deux sites principaux situés en région parisienne), garantie d'intégrité des données déposées, garantie de haute disponibilité et garantie d'intégralité de restitution des données dans le temps. CDC Arkhinéo archive aujourd'hui les données numériques de clients prestigieux tels que achatpublic.com, bprocess, Carrefour France, CDC CEE (FAST), CertEurope, Coface, Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC), Deskom, Experian (Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts Comptables, Chambre Nationale des Huissiers de Justice), Gemalto, GSF, Informatique CDC, Keynectis (Crédit Agricole SA, Finaref, Monabanq), Kerema, Keyvelop, Orange Business Services, Pepsico, Pixid.
www.cdcarkhineo.fr

À propos de la Direction Bancaire de la Caisse des Dépôts
Depuis sa création, la Direction Bancaire de la Caisse des Dépôts a pour mission de gérer des fonds privés protégés par la loi. A ce titre, elle reçoit les dépôts réglementés des professions juridiques, mais aussi de la sécurité sociale et d'organismes d'intérêt général. Elle fournit des prestations bancaires et financières adaptées aux besoins spécifiques de ses clientèles.
La Direction Bancaire propose tous les services d'une banque de dépôts, de la gestion des liquidités au traitement des flux financiers de masse, en passant par les produits de placements tels que les OPCVM ainsi que des prestations de gestion sous mandat. Pour assurer cette mission en métropole et dans les DOM/TOM, la Caisse des Dépôts est présente sur tout le territoire à travers ses directions régionales et par l'intermédiaire du réseau du Trésor public qui intervient comme agence bancaire de proximité tant en province qu'à Paris. La Caisse des Dépôts dispose également au siège d'une agence qui tient les comptes de certains clients.