La CARAC, pionnière de la gestion documentaire
C'est en 1994 que la CARAC a, pour la première fois, l'idée de transposer les archives de ses dossiers adhérents sur support numérique. Dans un marché qui en est encore à ses balbutiements, l'entreprise se tourne vers une solution développée spécifiquement pour elle et qui lui donnera entière satisfaction jusqu'en 2003, date d'un nouvel appel d'offre.

Trois postes sont alors équipés du logiciel d'acquisition numérique Ascent Capture de Kofax pour le traitement du courrier entrant de l'activité Retraite de la mutuelle. La gestion collaborative des documents est quant à elle confiée à LiveLink de la société OpenText.

De nouveaux projets tous les ans
Bien sûr, la CARAC ne compte pas s'arrêter en si bon chemin. Dès l'année suivante en effet, les services généraux de la Carac, croulant sur une masse importante de documents internes, confieront à Kofax l'élaboration de leur GED (gestion électronique de documents).

Mais c'est en 2005 que Kofax a pu déployer toute son expertise au travers du traitement et de la lecture automatisée de 165 000 formulaires précomplétés, en seulement quelques semaines. Au rythme de 1 000 documents à l'heure par poste (contre 1 000 par jour pour un traitement manuel), chaque formulaire reçu était identifié par lecture du numéro d'adhérent puis classifié et indexé dans la base documentaire.

Depuis, il ne se passe plus une année sans qu'un nouveau projet voit le jour, toujours plus complexe que le précédent et nécessitant la lecture de plus en plus de champs, pour une indexation ultra-précise dans la base documentaire. Parmi les avancées les plus spectaculaires, on note par exemple l'apparition de la sortie document au format PDF (préalablement TIFF) permettant une recherche terminologique sur les documents numérisés.

Ou bien encore le futur projet de numérisation et de lecture automatique des factures fournisseurs. Avec un déploiement prévu avant l'été 2008, ce nouveau projet de GED permettra l'envoi automatique des informations comptables et financières sur PeopleSoft, l'ERP retenu par la CARAC.

Un partenaire plus qu'un fournisseur
Pour Marc Lefils, Responsable GED de la CARAC, déjà à l'origine du premier projet en 1994, Kofax est aujourd'hui plus qu'un simple fournisseur. En véritable partenaire, il est en mesure d'apporter l'écoute, le conseil et la disponibilité nécessaires au bon déroulement de l'ensemble des projets de gestion électronique de documents de la Carac.

A propos de KOFAX FRANCE
KOFAX Group plc (London Stock Exchange : KFX) est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions logicielles de capture et d’échange des flux d’informations - papier, fax, documents électroniques, e-mail, SMS, etc. - d’entreprise. Sa gamme de solutions Kofax mutualise pour toute l’entreprise l’acquisition et l’intégration au système d’information des flux de données structurés, semi-structurés et non structurés. Les fonctions avancées de communication TopCall fiabilisent quant à elles les échanges et garantissent leur traçabilité en conformité avec les normes de l’archivage légal (NF Z42-013) et les obligations réglementaires (Sarbanes Oxley, Bâle II). Présent dans 29 pays en Europe, aux Etats-Unis, en Asie et en Australie, le groupe KOFAX commercialise ses solutions via un réseau de 1200 partenaires. En 2007, il a réalisé un chiffre d’affaires de 238 millions d’euros (166 millions £).

En France, la société KOFAX emploie une trentaine de collaborateurs et affiche de prestigieuses références, notamment dans le monde banque/assurance/finance (BNP Paribas, BRED, UFF, AON, UNIO, Caisse Nationale Caisse d’Epargne, Generali, Crédit Foncier de France, AXA Assistance, Calyon, Crédit Agricole, Systalians), industriel (Renault, Airbus, MBDA, Total), dans la grande distribution (Carrefour) et également dans le secteur public (SACEM) et les services (Air France Fréquence Plus, SNCF).

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