Ce guide des meilleurs pratiques est divisé en quatre parties et recouvre les sujets suivants :
1ère partie : Rendre la capture des données de facturation plus efficace
2ème partie : Simplifier le workflow d'approbation des factures et la gestion des achats
3ème partie : Réaliser sécurité, efficacité & contrôle des paiements et de la gestion des fonds de roulement
4ème partie : Optimiser la gestion du capital d'exploitation (BFR)

Cette semaine nous traiterons de la deuxième partie : Améliorer l'efficacité de la capture des données de facturation

Deuxième partie: Simplifier le workflow d'approbation des factures et la gestion des achats 

Validation et rapprochement des factures
 
Dans la première partie de ce guide, nous nous sommes penchés sur l'efficacité de la capture des données de facturation
en deux étapes :

• Réception des factures et numérisation
• Capture des données par le système ROC (Reconnaissance optique de caractères)

L'étape suivante du processus d'achat-règlement consiste au rapprochement et à la validation des factures, impliquant que les données des factures papier et électroniques sont automatiquement rapprochées par rapport aux bons de commande et aux bordereaux d'entrée des marchandises selon des critères prédéfinis. De la même manière que les factures, ces bons de commandes et bordereaux d'entrée de marchandises peuvent aussi être reçus en format papier ou électronique. Néanmoins, ils ont été transformés en données électroniquement formatées de manière consistante. Cette activité de rapprochement est très importante pour réduire le risque étant donné qu'un tel exercice indique que les marchandises ont été commandées et réceptionnées. Ces informations sont précieuses pour les entreprises avant de pouvoir obtenir une remise pour paiement anticipé et pour une banque offrant le financement de la chaîne logistique, sujet qui sera examiné dans la quatrième partie de ce guide. Ce rapprochement avant règlement offre un avantage considérable d'élimination du
risque par rapport à l'affacturage traditionnel puisque la banque sait que les marchandises correctes ont été reçues grâce aux données des acheteurs et des fournisseurs, ce qui n'est généralement pas le cas avec l'affacturage traditionnel.

Les factures peuvent être codées au niveau des lignes de rubriques, facilitant la répartition des coûts sur plusieurs centres ou codes de coûts. Tous les montants, calculs et totaux sont vérifiés pour garantir l'intégrité des données de la facture qui sont capturées. Les factures conformes peuvent ensuite être automatiquement approuvées pour paiement. En automatisant le traitement en flux tendus (STP) des factures validées, l'application permet au personnel des comptes fournisseurs de se concentrer sur la gestion des exceptions. Un fichier de factures réconciliées et un fichier de factures non réconciliées peuvent généralement être téléchargés vers un système ERP d'entreprise ou de gestion de facturation en moins de 24 heures contrairement au délai d'environ 10-15 jours dans une organisation utilisant des processus manuels. L'entreprise peut ainsi tirer parti de remises pour paiements anticipés et réduire les pénalités de retards de paiements, se répercutant directement sur les résultats nets.

Résolution des requêtes et des anomalies
La quatrième étape se rapporte au workflow d'approbation. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux flux de travaux (workflow) pour analyser et approuver les factures et gérer les exceptions. Les anomalies identifiées sont envoyées par courrier électronique à la personne chargée de l'approbation pour résolution. La personne en charge peut ensuite transmettre, mettre en suspens, rejeter ou approuver la facture. Le workflow basé sur une application par navigateur, intégrant des alertes par courriel et les alertes progressives automatiques, permet de garantir que les anomalies soient traitées rapidement et que les factures ne soient pas perdues ou retardées dans les corbeilles d'arrivée des personnes chargées des approbations. Le personnel des comptes fournisseurs a accès à des relevés en temps réel sur le statut des
factures jusqu'à un niveau de transaction individuelle, soutenant les activités de conformité et de contrôle. Travailler avec des factures est bien plus simple lorsque la facture a été convertie en image et données. Un workflow électronique permet une résolution ou l'aiguillage rapides des requêtes tout en conservant un contrôle et une visibilité totale à tout moment.

De la même manière, pour les organisations qui préfèrent utiliser leur propre workflow d'approbation par progiciel de gestion intégré, les fichiers peuvent être téléchargés vers le système d'hôte de l'entreprise. Cependant, dans les entreprises utilisant plusieurs systèmes ERP, il est souvent plus facile d'accéder à un système de gestion de la facturation par navigateur, placé en tant que plateforme reliant plusieurs systèmes ERP afin d'effectuer le workflow d'approbation de manière standard dans toute l'entreprise. Cette méthode est bien plus efficace que l'utilisation de plusieurs plateformes éparpillées ça et là. La simplification et l'automatisation de la gestion des factures permettent de réduire le coût moyen du traitement de plus de 50%.Une fois cette étape de workflow d'approbation satisfaite, les factures approuvées peuvent être téléchargées vers le système ERP d'entreprise pour paiement. Des remises pour paiements anticipés intéressantes et une amélioration des relations avec les fournisseurs découlent de l'accélération du processus de facturation ainsi fait.

Meilleure visibilité et accès simplifié aux informations
En vertu de la règlementation sur la TVA, les entreprises se doivent de stocker leurs factures pendant un maximum de 10 ans (cette période variant selon le pays). Une fonction de gestion des factures et d'archivage efficace peut s'avérer particulièrement utile dans ce cas : le stockage de factures papier peut être une dépense importante, surtout parce qu'elles doivent rester disponibles pour inspection par les autorités fiscales et douanières. Cependant, si ces factures sont numérisées de manière précise et validées par le biais d'appareils de reconnaissance optique de caractères adaptés, elles peuvent être stockées électroniquement, amenant des économies considérables en termes d'espace et de coûts. Les images de ces documents, aussi bien récents qu'archivés, sont accessibles par l'Internet 24H/24 et 7J/7, aussi bien par le personnel de l'entreprise que par les vérificateurs externes, dans la mesure où les droits correspondants leur sont alloués. Ainsi, le temps de récupération des factures est réduit et les requêtes des fournisseurs peuvent être résolues plus facilement.

Portails fournisseurs pour meilleure collaboration et libre-service
L'accès aux données vitales maintenues sur un système de gestion de facturation n'est pas seulement autorisé au personnel des comptes fournisseurs et auditeurs externes. Avec l'autorisation préalable du payeur, le personnel sélectionné du fournisseur peut aussi avoir le droit d'accès au portail informatique pour obtenir visibilité du statut de leurs propres factures. Non seulement les fournisseurs sont ainsi en mesure de mieux gérer leur trésorerie entrante mais la nature 'libreservice' de cet accès contrôlé permet de réduire le nombre de requêtes du fournisseur auxquelles le payeur est confronté concernant la situation des approbations et les délais de paiements. Dans certains cas, les fournisseurs peuvent choisir de convertir les bons de commandes en factures électroniques pour qu'elles soient directement soumises à l'acheteur.

Avantages d'une gestion efficace de la facturation

• Augmentation de l'efficacité du traitement

• Amélioration de la visibilité et de la conformité

• Réduction des coûts

Contrôle des dépenses et amélioration de la gestion aux fournisseurs
La gestion des dépenses d'entreprises et la conformité avec la règlementation de gouvernance d'entreprise sont dans le collimateur de nombreuses organisations. Une somme pouvant atteindre 45% des dépenses discrétionnaires d'entreprise peut être mise sur le compte d'achats 'douteux' et de dépenses hors contrats. Par conséquent, les entreprises ont  besoin de s'assurer que la conformité et la gestion rapprochée des achats de la compagnie se fassent sans ralentir les flux commerciaux de l'organisation. Un système de gestion des achats flexible peut permettre au flux quotidien des activités de demandes d'achats et d'achats de se faire dans des limites fermement contrôlées et surveillées ce qui représente le meilleur moyen de réaliser visibilité, contrôle et efficacité. En déployant des solutions par navigation conçues pour automatiser et contrôler les processus d'achats internes, une entreprise est en mesure d'implanter une politique d'approvisionnement d'entreprise et d'assurer des pratiques d'excellence tout en permettant le flux ponctuel des demandes d'achats et des approbations pour les achats de biens et services indispensables à son fonctionnement. Les employés autorisés peuvent commander les marchandises et les services auprès de fournisseurs agréés et par des catalogues électroniques à l'aide de modèles prédéfinis. Les achats nécessitant une approbation peuvent être automatiquement aiguillés par une matrice d'autorisation, permettant de mettre à jour les budgets correspondants et d'allouer toutes les dépenses vers les centres et codes de coûts appropriés. Lorsque les biens et services sont délivrés, les
détails peuvent être enregistrés pour faciliter le rapprochement avec les informations du bon de commande et les détails de la facture.

Simplification de la gestion des achats
Par la simplification des achats au sein d'une organisation, les processus peuvent être améliorés et l'argent économiser sur tout le cycle d'achat. Les possibilités de fraude se réduisent car il devient plus difficile d'effectuer des achats auprès de fournisseurs non agréés. La conformité est vitale pour toutes les entreprises. Par un contrôle plus ferme et la surveillance des demandes d'achats et des approbations, les dépenses non autorisées peuvent être évitées avant qu'elles n'aient lieu. Un suivi de vérification complet de toutes les actions des utilisateurs est enregistré et disponible par le biais de relevés.

Cette approche offre aux entreprises la possibilité de contrôler leurs politiques d'approvisionnements et d'améliorer l'efficacité du traitement grâce à une visibilité du flux quotidien des demandes d'achats et des approbations.

Les entreprises peuvent réduire leurs coûts en améliorant la gestion de leurs budgets, réduisant les dépenses hors contrats et 'douteuses' et par un contrôle plus ferme de l'utilisation des fournisseurs agréés.

Un système de gestion des achats efficace doit incorporer la souplesse de permettre aux utilisateurs sélectionnés d'être limités simplement aux achats auprès de fournisseurs agréés et ayant des contrats négociés au préalable, à partir de bases de données/catalogues internes ou de sources externes prédéfinies, ce qui permet aussi les autres utilisateurs agréés d'avoir davantage de pouvoirs et de chercher le meilleur prix à l'extérieur. The principal steps in efficient purchasing management can be summarised as follows:

Les étapes principales pour une gestion efficace des achats peuvent être résumées comme suit :

• Demandes d'achats

• Gestion des approbations

 

• Gestion de budget

• Procédure & réception des achats

• Historique, relevés et analyses comptables

 

Avantages de la gestion efficace des achats

• Amélioration de l'efficacité du traitement

• Amélioration de la visibilité et de la conformité

 

• Réduction des coûts

Migration vers un processus achat-règlement efficace
Par essence, nous constatons trois phases de base sur le parcours menant à une efficacité optimale du cycle achat-règlement :
 
Phase 1 :  Amélioration des processus d'entreprises discrets au sein des départements de comptes fournisseurs et d'achats

Pour améliorer le cycle achat-règlement et en tirer parti, une entreprise doit tout d'abord améliorer les processus au sein des comptes fournisseurs pour libérer les employés des chaînes des processus manuels qui retardent l'approbation des factures. Des avantages immédiats peuvent être atteints en réduisant les coûts, les erreurs et en améliorant la visibilité et la conformité. Le défi ici est d'atteindre un processus efficace qui place l'organisation en contrôle de ses activités de comptes fournisseurs et lui permette de traiter les factures pour qu'elles soient prêtes à être réglées dans un délai aussi bref que possible.


Phase 2 :  Permettre aux départements de comptes fournisseurs et d'achats de
travailler ensemble

Une fois les processus rendus efficaces, l'étape suivante consiste à permettre aux départements de comptes fournisseurs et d'achats de travailler ensemble de manière plus rapprochée. En donnant aux comptes fournisseurs le temps d'analyser les factures qu'ils règlent, ils sont en mesure d'améliorer davantage les processus sur le plan interne et de permettre aux départements d'achats de travailler sur leur propre processus interne afin d'augmenter la conformité des bons de commandes ou de contacter des fournisseurs majeurs afin de négocier des remises pour paiements anticipés. Les processus étant en place pour permettre aux factures d'être réglées plus tôt, ces activités peuvent donc être effectuées en
toute confiance.


Phase 3 :  Améliorer la collaboration entre acheteurs et fournisseurs

L'objectif à plus long terme est d'améliorer la manière dont les acheteurs et les fournisseurs travaillent ensemble. Un portail de fournisseurs commun peut permettre d'améliorer considérablement la manière dont les acheteurs et fournisseurs gèrent leurs activités. Un tel portail doit pouvoir exécuter les fonctions suivantes :

• Donner une visibilité aux fournisseurs quant au statut d'une facture pendant son traitement par l'acheteur
• Permettre aux acheteurs de délivrer des bons de commandes aux fournisseurs
• Permettre aux fournisseurs d'intégrer les bons de commandes dans leurs factures
• Permettre aux fournisseurs de télécharger ou saisir manuellement des factures électroniques
• Permettre aux acheteurs et aux fournisseurs de tirer parti de remises dynamiques ou d'options d'étalement des paiements du fournisseur.

A chaque phase de la migration, il est essentiel de veiller à ce que les utilisateurs perçoivent les avantages tangibles. Ces étapes progressives placent l'entreprise à un niveau leur permettant de passer à un environnement électronique à leur propre rythme tout en permettant aux fournisseurs de faire la transition à des rythmes variables.La section suivant de ce guide examine les pratiques d'excellence dans l'amélioration de la sécurité, l'efficacité et le contrôle des paiements et de la gestion des fonds de roulement.

Guide de la simplification de la chaîne logistique financière et optimisation du capital d'exploitation

Par Marcus Hughes - Directeur du service Banques au sein de Bottomline Technologies

 

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Source : BOTTOMLINE TECHNOLOGIES