Récemment, je disputais âprement une partie de Trivial Pursuit avec quelques amis. Malgré une bonne connaissance de la culture des années 90, l’obtention du dernier morceau de mon ‘camembert’ semblait inatteignable depuis les 4 derniers tours. Scrutant le dernier morceau vide, m’empêchant d’accéder à la victoire, j’entamais alors un parallèle avec l’état actuel entre la facturation électronique et mon propre jeu de Trivial Pursuit.

J’avais évolué au milieu des différentes couleurs, répondant correctement aux questions, gagnant le morceau de camembert coloré correspondant mais ma difficulté à gagner le dernier m’empêchait de finir premier. Avec la facturation électronique, on a pu observer de nombreuses organisations dans divers secteurs transformer leur approche dans la gestion des factures papier pour créer un processus de validation efficace et plus économique. Cependant, la barrière ultime pour de nombreuses organisations reste le déploiement fournisseurs.

Les fondations d’une relation solide entre acheteurs et fournisseurs ne se construit pas sur l’unique pouvoir de l’acheteur. Cela dépend de la coopération, d’un respect mutuel et d’un engagement commun de qualité.

Du point du vue du fournisseur, l’adhésion à une initiative d’automatisation des traitements de comptabilité fournisseurs de son Donneur d’Ordres doit représenter une opportunité pour accroitre l’efficacité de sa propre comptabilité clients. Pour atteindre cet objectif, acheteurs ou payeurs doivent être proactifs en offrant aux fournisseurs l’opportunité de réduire le cycle transactionnel et offrir des informations en accès libre relatives aux statuts des étapes de validation et règlement de la facture. Il faut garder à l’esprit, que le fournisseur cherche avant tout à mieux contrôler ses jours clients dans le but ultime d’être payé plus tôt ou au mieux à l’heure. L’approche effectuée par une organisation afin de les aider dans ce sens jouera un rôle significatif pour s’assurer de leur fidélité.

Clamer, la promesse d’une réduction des coûts postaux ont pour le passé essoufflé l’intérêt des fournisseurs pour ces initiatives. Quelle est donc la bonne approche afin de permettre de bénéficier de la facturation électronique sans faire courir de risque à sa relation fournisseurs ?

Une approche en deux phases pour la migration des fournisseurs
Une des approches consiste à combiner la capture externalisée des données de factures avec une segmentation du portefeuille fournisseurs afin pour chaque organisation de déterminer les fournisseurs les plus propices à la facturation électronique. En considérant la difficulté pour les fournisseurs de modifier des habitudes établies, l’utilisation d’un service externalisé de capture des factures qui convertit les factures papier en données électroniques, n’impacte pas le fournisseur, hormis l’envoi de ses factures à une adresse différente.

Les Donneurs d’Ordres qui choisissent de mettre en place un service permettant de gérer les factures papier peuvent simultanément ouvrir la porte aux fournisseurs pas encore prêts (ou pas décidés) à faire la transition vers l’émission des factures électroniques. Ce phasage expose graduellement les fournisseurs aux bénéfices mutuels de la facturation électronique grâce à des services accessibles en self service permettant de connaître les statuts des factures envoyées et facilitant la transition vers des processus dématérialisés.

L’autre facette de cette approche permettant la migration des fournisseurs consiste à segmenter le portefeuille permettant de déterminer les fournisseurs les plus enclins à accepter la démarche. Cette segmentation est un moyen efficace pour lancer ce type de démarche car cela permet de bâtir un réseau de fournisseurs à une vitesse tenant en compte des ressources des départements comptabilités et finance. En parallèle, le service externalisé de traitement des factures papier permet d’obtenir dès le démarrage un résultat de 100% de données électroniques sans mettre à risque les relations fournisseurs.

L’atteinte de nouveaux objectifs
Grâce à une approche pragmatique pour le déploiement fournisseur, les comptabilités fournisseurs peuvent se mettre dans une position plus forte afin de capitaliser sur les bénéfices de la facturation électronique. Avec plus de fournisseurs enrôlés dans la démarche, ceci offre l’opportunité de travailler plus étroitement avec les fournisseurs afin de résoudre les anomalies et les litiges, de négocier pro activement des paiements anticipés et de travailler avec les banques afin de démarrer des initiatives financières de type ‘Reverse Factoring’. Ne pas négliger que les fournisseurs adhéreront si des avantages significatifs à cette démarche leur sont proposés ; la visibilité sur les paiements ou la possibilité de leur offrir des paiements anticipés seront déterminantes.

Alors que l’amélioration des processus offre des bénéfices de réduction de coûts, la mise en avant d’un bénéfice stratégique commun est la véritable clé de la réussite du déploiement de la facturation électronique. Sans la possibilité d’obtenir une adhésion massive des fournisseurs pour soutenir votre initiative, comme moi, vous n’obtiendrez pas le dernier morceau nécessaire pour gagner votre partie.

L’adoption par les fournisseurs des initiatives de facturation électronique reste aujourd’hui la plus grande difficulté à franchir. Réussir à persuader les fournisseurs de modifier leurs processus, certainement en place depuis des années, pour s’aligner avec ceux requis pour la facture électronique peut être coûteux financièrement et en temps passé. Faire adopter par les fournisseurs la ‘vision’ d’automatisation telles que voulue par la Comptabilité Fournisseur du Donneur d’Ordres dépend du bénéfice associé à cette initiative. Plus de fournisseurs participent aux campagnes de facturation électronique, plus l’impact sera important sur l’organisation du Donneur d’Ordres.

Jusqu’à présent, de nombreuses comptabilités fournisseurs se sont débattues dans leur communication sur le bien fondé de l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs ayant parfois pour résultat de mettre à mal les relations avec certains fournisseurs clé au nom du besoin pour eux de se conformer au programme lancé. Il y peu de temps, notre organisation par exemple a reçu un courrier d’un opérateur télécom indiquant son besoin de recevoir des factures électroniques via son centre automatisé de comptabilité opéré par un éditeur informatique. Après une brève description des bénéfices du service, la lettre expliquait plus loin que le refus d’adhérer à leur demande résultait dans l’application par l’opérateur télécom de ses propres termes de règlement et/ou le refus de poursuivre toute relation commerciale. Pour de nombreux fournisseurs, cette approche représente l’inverse des Meilleures Pratiques en matière de relations long terme avec leurs partenaires commerciaux.

Les fondations d’une relation solide entre acheteurs et fournisseurs ne se construit pas sur l’unique pouvoir de l’acheteur. Cela dépend de la coopération, d’un respect mutuel et d’un engagement commun de qualité.

Du point du vue du fournisseur, l’adhésion à une initiative d’automatisation des traitements de comptabilité fournisseurs de son Donneur d’Ordres doit représenter une opportunité pour accroitre l’efficacité de sa propre comptabilité clients. Pour atteindre cet objectif, acheteurs ou payeurs doivent être proactifs en offrant aux fournisseurs l’opportunité de réduire le cycle transactionnel et offrir des informations en accès libre relatives aux statuts des étapes de validation et règlement de la facture. Il faut garder à l’esprit, que le fournisseur cherche avant tout à mieux contrôler ses jours clients dans le but ultime d’être payé plus tôt ou au mieux à l’heure. L’approche effectuée par une organisation afin de les aider dans ce sens jouera un rôle significatif pour s’assurer de leur fidélité.

Clamer, la promesse d’une réduction des coûts postaux ont pour le passé essoufflé l’intérêt des fournisseurs pour ces initiatives. Quelle est donc la bonne approche afin de permettre de bénéficier de la facturation électronique sans faire courir de risque à sa relation fournisseurs ?

Une des approches consiste à combiner la capture externalisée des données de factures avec une segmentation du portefeuille fournisseurs afin pour chaque organisation de déterminer les fournisseurs les plus propices à la facturation électronique. En considérant la difficulté pour les fournisseurs de modifier des habitudes établies, l’utilisation d’un service externalisé de capture des factures qui convertit les factures papier en données électroniques, n’impacte pas le fournisseur, hormis l’envoi de ses factures à une adresse différente.

Les Donneurs d’Ordres qui choisissent de mettre en place un service permettant de gérer les factures papier peuvent simultanément ouvrir la porte aux fournisseurs pas encore prêts (ou pas décidés) à faire la transition vers l’émission des factures électroniques. Ce phasage expose graduellement les fournisseurs aux bénéfices mutuels de la facturation électronique grâce à des services accessibles en self service permettant de connaître les statuts des factures envoyées et facilitant la transition vers des processus dématérialisés.

L’autre facette de cette approche permettant la migration des fournisseurs consiste à segmenter le portefeuille permettant de déterminer les fournisseurs les plus enclins à accepter la démarche. Cette segmentation est un moyen efficace pour lancer ce type de démarche car cela permet de bâtir un réseau de fournisseurs à une vitesse tenant en compte des ressources des départements comptabilités et finance. En parallèle, le service externalisé de traitement des factures papier permet d’obtenir dès le démarrage un résultat de 100% de données électroniques sans mettre à risque les relations fournisseurs.

Grâce à une approche pragmatique pour le déploiement fournisseur, les comptabilités fournisseurs peuvent se mettre dans une position plus forte afin de capitaliser sur les bénéfices de la facturation électronique. Avec plus de fournisseurs enrôlés dans la démarche, ceci offre l’opportunité de travailler plus étroitement avec les fournisseurs afin de résoudre les anomalies et les litiges, de négocier pro activement des paiements anticipés et de travailler avec les banques afin de démarrer des initiatives financières de type ‘Reverse Factoring’. Ne pas négliger que les fournisseurs adhéreront si des avantages significatifs à cette démarche leur sont proposés ; la visibilité sur les paiements ou la possibilité de leur offrir des paiements anticipés seront déterminantes.

Alors que l’amélioration des processus offre des bénéfices de réduction de coûts, la mise en avant d’un bénéfice stratégique commun est la véritable clé de la réussite du déploiement de la facturation électronique. Sans la possibilité d’obtenir une adhésion massive des fournisseurs pour soutenir votre initiative, comme moi, vous n’obtiendrez pas le dernier morceau nécessaire pour gagner votre partie.

Fabien Jacquot
fjacquot@bottomline.fr
+ 33 1 55 6 8 11 42