En effet, véritables standards de communication, les échanges électroniques sont désormais les premiers modes d’échanges entre les entreprises. Dans ce contexte, nous pouvons par exemple citer les emails, les SMS, la messagerie électronique instantanée professionnelle… autant de moyens complémentaires pour communiquer. Mais à y regarder de près, certains vecteurs sont plus stratégiques que d’autres et méritent une attention particulière.

Dans ce contexte, SMS, messagerie instantanée… sont fréquemment utilisés dans le cadre d’échange rapide, informatif et rarement critiques. L’email, quant à lui, se positionne comme un document stratégique qu’il est utile de sécuriser et de préserver. En effet, il est souvent un moyen privilégié pour envoyer des informations importantes ou encore initier des échanges multipartites… Ainsi, il est fréquemment conservé et s’inscrit dans les Top 3 des documents importants qui justifient d’un temps de vie relativement long. La messagerie est donc devenue le carrefour des échanges au sein de l'entreprise et de son environnement (fournisseurs, clients...).

On notera également que l’évolution du cadre réglementaire (valeur légale de l’email…) a largement contribué à positionner la messagerie électronique comme un canal de communication crédible et à valeur ajoutée. Par exemple, en cas de conflit, prouver sa bonne foi en présentant des échanges de mails est désormais possible. Industrialiser l’archivage des emails au sein de l’entreprise devrait donc devenir comme un projet stratégique.

Par exemple, l'archivage des emails permettra de démontrer qu’une entreprise a bien reçu telle ou telle instruction du client. Archiver les emails d'une société est aussi un moyen de se conformer strictement aux obligations réglementaires en vigueur dans les différents secteurs d’activité. Au-delà des éléments réglementaires et juridiques, l’archivage de mails peut permettre de ne pas créer de rupture d’exploitation. En effet, imaginons l’embarras d’un collaborateur qui viendrait à perdre les données de sa messagerie électronique qu’il n’aurait pas sauvegardées ni archivées…

A tite d'exemple, la législation allemande (GDPdU) impose désormais la conservation pendant 10 ans dès lors qu'il s'agit d'échanges relatifs à l'activité économique de la société

Archiver son patrimoine numérique et notamment ses emails est donc une priorité pour les entreprises. Ces dernières semblent aujourd’hui prendre conscience de la nécessité de déployer des solutions leur permettant d’archiver automatiquement l’intégralité des messageries de leurs collaborateurs. Ces chantiers d’envergure, historiquement cantonnés dans les sphères des DSI des grands groupes, semblent désormais occuper une place de choix dans les investissements informatiques des PME.

L’on notera que cela s’explique largement par l’évangélisation faite par les éditeurs de technologies permettant de sauvegarder les mails mais également par le travail réalisé par la communauté juridique sur la valeur de l’archivage numérique. Enfin, l’un des éléments expliquant la forte croissance des processus d’archivage dans l’entreprise s’explique par l’intégration des prestations d’archivage dans les offres des outsourceurs et hébergeurs qui proposent ces services dans les packages commercialisés à leurs clients.

L’email a donc une valeur importante pour l’entreprise. Ces dernières commencent à prendre la mesure de ce constat et à « assurer » leur patrimoine numérique en archivant le contenu de leur messagerie. Il ne leur restera qu'à déployer les outil pour organiser et facilement retrouver les informations

Philippe GILLBERT, Président d’Alinto