Pour faire face aux exigences croissantes en matière de responsabilité dans l’appréciation des risques et de transparence, la Direction Générale et les Administrateurs, les auditeurs internes et les auditeurs externes doivent obligatoirement avoir recours à des outils technologiques éprouvés.

Force est de constater que les outils actuels ne couvrent pas l’ensemble des processus permettant de garantir que toutes les opérations se sont déroulées conformément aux procédures et ont trouvé une traduction fidèle en comptabilité.

Pour les entreprises industrielles et commerciales, l’un de ces processus, resté sans réponse à ce jour, concerne les difficultés de contrôle de convergence entre les flux physiques (marchandises, matières et produits fabriqués) et leur représentation comptable.

Synthèse des travaux de Recherche & Développement de Thémis Conception Informatique (TCI) en la matière.

Nous désignons sous cette terminologie une valeur de stock qui résulte de la stricte application du principe de rattachement de la charge au produit, principe sur lequel est basé le dégagement du résultat brut d’exploitation.

Dans une méthode d’évaluation des stocks aux coûts réels (CMP, FIFO, LIFO), ce principe doit être vérifié article par article, tout au long de l’année, tout écart de valeur du stock conduisant à la génération d’une plus ou moins valeur d’actif artificielle (non justifiée par une entrée ou sortie du patrimoine) et par des plus ou moins value de marge artificielle pour la fraction des stocks vendus.

Dans une méthode d’évaluation au coût standard, ce principe ne peut pas être vérifié tout au long de l’année - d’où la nécessité en cours d’année de suivre les écarts entre les coûts réels et les coûts standards -, mais devrait pouvoir l’être en fin d’année, dans la mesure où les écarts sur coûts d’entrées entre les standards et les réels doivent être imputés au prorata des stocks restants en fin d’exercice.

On notera d’emblée, que pour valoriser un stock de marchandises ou de matières, ce principe suppose que l’on connaisse parfaitement les charges réelles externes supportées par l’entreprise.

On notera surtout, que pour valoriser un stock de produits intermédiaires et de produits finis fabriqués par l’entreprise, ce principe suppose que l’on connaisse :
- d’une part, les valeurs consommées des biens et services (sous-traitance) fournis par les tiers pour fabriquer ce stock,
- d’autre part, la valeur ajoutée apportée par l’entreprise (coûts internes) pour fabriquer ce même stock.

Le strict respect du principe de rattachement de la charge au produit a été appliqué lors de l’élaboration du concept Gédia.
Une fois transposé au niveau de la gestion des flux physiques par rapport à leur représentation comptable, le respect de ce principe se traduit par le respect des équations suivantes :

3a. Pour les entreprises de négoce (commerces de gros),
- un stock de marchandise est "comptablement exact" quand sa valeur correspond à la fraction des achats facturés et comptabilisés non encore consommée,
- le respect de ce principe implique que l’on connaisse en permanence le coût d’entrée facturé et comptabilisé de chaque stock consommé (coût historique).

3b. Pour les entreprises industrielles (industries manufacturières),
- un stock de produit intermédiaire et de produit fini est "comptablement exact" si son coût de production (CP) répond à la condition suivante :
CP = Σ des coûts externes et de la sous-traitance : achats consommés + frais s/achat + Σ des coûts internes : main d’œuvre (MO) + machine (MA) + frais généraux (FG)
- le respect de ce principe implique que l’on connaisse en permanence pour chaque fabrication le coût historique des stocks composants incorporés et la valeur ajoutée comptabilisée (MO + MA + FG) à chaque opération de transformation (fabrication) pour calculer le coût de production d’entrée (CPE) exact en application de la formule :
CPE ou coût d’entrée de production du produit = Σ des coûts de sortie de stock des composants consommés + Σ des coûts internes : main d’œuvre (MO) + machine (MA) + frais généraux (FG)

Toute la difficulté du contrôle de convergence réside dans la capacité à pouvoir mettre en œuvre des outils permettant un contrôle de la bonne application de ces règles.

Les raisons pour lesquelles TCI a entamé des travaux de R&D sont le résultat de très nombreuses années d’observation qui peuvent se résumer dans les postulats suivants :
- la valeur des comptes stocks à fin de période ou d’exercice détermine le résultat et la valeur d’actif, et ceci quel que soit le système (comptabilité intégrée ou non).
- une valeur juste des comptes stock ne peut être obtenue que si l’on connaît les coûts unitaires de stock exacts au jour le jour tout au long de la vie de l’article.
- les régularisations de valeur de stock de fin d’exercice permettent certes de corriger certaines erreurs, mais ne sont en général faites que sur une faible partie des articles en stock.
- seule une valeur de stock exacte tout au long de l’année, peut permettre de garantir l’exactitude des marges sur vente et donc de crédibiliser un palmarès des contributions au résultat.
- la valeur du solde d’un compte stock est incontrôlable dans les conditions opérationnelles d’une entreprise, et, de ce fait, c’est le résultat et donc le bilan qui le deviennent également.
- les facteurs risques d’erreurs sur coûts d’entrée des achats marchandises et matières sont très importants et mal connus.
- le calcul des coûts de production, n’est pas toujours techniquement maîtrisé, et est toujours très fragilisé par de nombreuses sources d’erreurs et d’approximations.
- des dysfonctionnements au niveau des mécanismes de valorisation des coûts des stocks sont fréquemment observés.

Tous ces facteurs contribuent à des degrés divers à la production de valeurs de stock, et donc des marges, dont il est impossible d’évaluer précisément le degré de justesse.

L’extrême sensibilité à l’erreur, pouvant conduire à des écarts de valeur considérable et dont l’ampleur est totalement imprévisible, nécessite une surveillance permanente.

Fiabiliser et crédibiliser un reporting ne pourra être fait de façon pleinement rassurante et satisfaisante que si ces contrôles sont possibles, faciles, efficaces et performants : c’est la vocation de GEDIA Audit.

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