SAP dispose d’un module dédié à la gestion documentaire : SAP DMS. Celui-ci est peu connu, il permet pourtant de gagner en productivité et de sécuriser les processus opérationnels SAP lorsqu’il est bien utilisé.

En effet, les processus métiers SAP nécessitent de créer des dossiers qui se composent des formulaires SAP et de documents associés(plans, modes opératoires, consignes de sécurité…). La génération de ces dossiers se décompose en différentes opérations manuelles coûteuses en temps et comportant des risques d'erreurs... (Recherche manuelle de documents, impression interactive, tri manuel, distribution manuelle...) (Tous les documents doivent-ils être imprimés ? Est-ce dans la bonne séquence ? Est-ce que c’est la bonne version du document ? ...)

Une solution à cette perte de productivité et aux risques d'erreurs est la mise en place de SAP DMS complété des solutions SEAL Systems. Plusieurs étapes pour concrétiser cette démarche :
1. Implémentation de SAP DMS
2. Chargement en masse des documents dans SAP DMS
3. Liaison des documents aux processus métiers
4. Implémentation de la solution SEAL Systems de distribution de Documents liés aux processus métiers SAP

Cette démarche permettra d'accéder à un ensemble de fonctionnalités qui sécuriseront les processus tout en augmentant la productivité :
- Support de tous types de moyens d’impression
- Distribution par Fax, E-Mail ou portail Web
- Impression de numérotation de pages
- Ajout de borderaux d’envoi pour délimiter les lots
- Publication de documentations
- Sauvegarde des requêtes de sortie dans SAP
- Impression de code-barres
- Estampillages et filigranes

En quelques clics de souris ! Les bons documents, au bon moment, au bon endroit, dans le bon format ! Que ce soit pour les commandes d’achat, les commandes clients, les dossiers de maintenance, les dossiers de fabrication.

Les avantages de cette approche sont nombreux :
- SAP DMS permet de gérer les documents qui doivent être liés aux processus métiers
- Economie en temps et en argent par une distribution automatique de dossiers (d’achat, de fabrication, de maintenance).
- Plus de recherche manuelle de documents à imprimer
- Distribution automatique en arrière plan
- Papier, PDF, E-Mail, Fax ou portail Web

- Sécurité dans les diffusions de dossiers de documents :
. Identifications des impressions par ajout d’estampillages
. Archivage des informations – Qui a imprimé / reçu quoi ?

- Facilité d’utilisation :
. Intégration directe dans les processus métiers
. Numérotation de pages, référence du numéro d’ordre ou de commande, bordereau d’envoi
. Chaque destinataire d’un dossier reçoit les documents nécessaires pour effectuer le travail correspondant.

- Un retour sur investissement rapide :
. Temps d’implémentation rapides
. Contrôle des coûts
. Gains rapides en temps et argent

SEAL Systems
SEAL Systems est l'éditeur leader international de solutions de traitement de données graphiques et de Document Output Management. SEAL Systems dispose d'une expérience toute particulière dans SAP® PLM et propose ses solutions pour répondre aux besoins d'impression et de diffusion de documents gérés dans SAP® PLM.
Ces solutions dédiées à SAP permettent d’optimiser la mise à disposition de documents liés aux processus métiers. De nombreuses PME et multinationales utilisent les solutions SEAL Systems ; plus de 1000 installations réalisées dans 35 pays dans le monde.
Une présence internationale est assurée grâce à quatre établissements en Allemagne et des filiales en France, en Australie et aux Etats Unis. Les autres pays d'Europe et régions du monde sont adressés par un réseau de partenaires.
www.sealsystems.fr