« Dans le cadre de nos analyses du fonctionnement de beaucoup d’entreprises, nous constatons une perte de productivité et des risques liés à une gestion de documents non maîtrisée et non optimisée. Soit les documents sont gérés dans des bases annexes à SAP, ce qui amène une rupture de la chaîne de traitement, soit ils sont gérés dans SAP et nécessitent un traitement manuel fastidieux pour leur collecte et leur distribution . Ces deux éléments sont facteurs de risques et de perte de productivité. » Sébastien Legru – Consultant SEAL Systems.

Solutions intégrées à SAP – Processus SAP optimisés :
Des alternatives avec des intégrations inter applications existent, mais à quel prix : développement des connecteurs, licences des applications, maintiens des deux systèmes, flux non optimisés
"Chez SEAL Systems, nous proposons une expertise et des solutions adaptées à cette problématique généralement rencontrées en environnement industriel. Nous proposons par exemple la mise en place de solutions permettant de gérer la constitution et la distribution automatisée (papier,mail,cd,site intrant) de dossiers liés à des processus métiers : MM, PM, PP…"

SEAL Systems propose de répondre de manière globale à un projet de gestion documentaire sous SAP : Paramétrage et formation de SAP DMS, solution de migration de documents vers le content server, solution de collecte de documents, solution de distribution.

Sécuriser la distribution documentaire :
Les processus de diffusion des documents peuvent être maîtrisés, sécurisés, des estampillages à la visualisation, l’impression ou à l’édition sont possibles. Un document non validé se verra apposé un estampillage si une impression directe est demandée. Dans le cadre de la collecte liée à un processus métier, ce document ne sera pas récupéré mais remplacé par une page d’alerte avec la mention « page manquante ».

On sait par expérience que la récupération et l’exploitation d’un mauvais document, pour une opération d’achat, de fabrication ou de maintenance peut s’avérer catastrophique, d’où l’importance à accorder à la gestion des documents liés à ces processus métiers. SEAL Systems a participé à la mise en place d’une solution pour un client de l’industrie pharmaceutique dans le cadre de la mise en en place de processus conformes aux exigences FDA.

Pérenniser les documents critiques :
Par ailleurs, dans le cadre des logiques PLM, il est souvent question de pérenniser certains documents sensibles, pour répondre à cette attente, nous avons développé une solution adaptée à SAP pour la génération de fichier PDF/A (norme iso 19005-1). Les différents types de documents(Office, image, CAD) sont automatiquement convertis en PDF/A dès leur passage au statut validé .

Mise en œuvre simplifiée :
Concernant la mise en œuvre, deux points importants sont la facilité d’intégration de nos solutions via ordre de transport SAP, l’intégration dans les interfaces utilisateurs SAP. Ces deux éléments assurent une mise en œuvre simplifiée et rapide pour les responsables du projet et une prise en main naturelle pour les utilisateurs.

SEAL Systems
www.sealsystems.fr


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Alter IT, sarl de presse, éditrice de CFO-news et BPM-channel