Productivité, économies, rapidité de traitement favorisent les échanges dématérialisés de documents et les services de confiance

Cette étude met notamment en avant le recours croissant des entreprises, privées et publiques, aux solutions permettant de dématérialiser et d'échanger par voie électronique, en toute confiance, des documents et contenus professionnels. Ce nouveau communiqué présente les bénéfices réels tirés par les entreprises qui mettent en place de telles solutions.

1. De multiples raisons poussent les entreprises à recourir à des solutions de confiance

Selon l'étude menée par MARKESS International, l'investissement dans des solutions liées à la confiance dans le cadre des échanges électroniques de documents et de contenus professionnels répond principalement aux cinq raisons suivantes :

• Réduire les coûts d'exploitation, de traitement, de stockage, d'archivage, les coûts associés aux ressources nécessaires ;
• Se mettre en conformité légale et/ou réglementaire (cf. Sarbanes-Oxley, Loi de Sécurité Financière (LSF), Bâle II, etc.) afin de renforcer la traçabilité de la gestion des entreprises et le contrôle interne, ainsi que l'intégrité des informations ;
• Automatiser les processus associés, processus fréquemment manuels, chronophages et récurrents tels que ceux liés à la facturation, aux commandes, aux déclarations fiscales, mais également des processus propres aux marchés publics ou relatifs aux ressources humaines ;
• Garantir les échanges et rassurer les différentes parties prenantes quant à la bonne réception, le bon routage ou la non répudiation des messages ;
• Se prémunir contre les risques liés à la sécurité des échanges et des documents (tels que le vol d'informations, l'usurpation d'identité, la falsification de données, le piratage des échanges, la perte ou à la destruction des données, etc.)

2. Des bénéfices à la hauteur des enjeux

Une fois les solutions de confiance déployées, les entreprises constatent rapidement les apports de ces solutions. Il est aussi relativement aisé d'évaluer et de quantifier les gains et bénéfices résultant de la mise en place de telles solutions. MARKESS International distingue deux types de bénéfices : ceux associés à la dématérialisation des documents et des échanges, et ceux inhérents plus spécifiquement aux services de confiance.

Les bénéfices observés pour la dématérialisation prennent notamment la forme de :

• Gain de temps : la dématérialisation de documents spécifiques (tels que des plans, par exemple) réduit considérablement les délais d'envoi ; l'acheminement des virements de salaires par voie électronique impacte positivement le délai entre le calcul des paies et le virement des salaires ; la dématérialisation des factures permet de réduire le délai de clôture des comptes, de raccourcir le temps de validation avant paiement, le temps de traitement de la TVA, etc. ;
• Diminution des coûts : grâce à la dématérialisation des factures, qu'elles soient entrantes ou sortantes, le coût de traitement peut être divisé par 2 ou 3 selon les entreprises interrogées ;
• Augmentation de la productivité : la dématérialisation des commandes et des factures accroît le volume traité et diminue le nombre de ressources nécessaires au traitement.

Quant aux services de confiance, ils renforcent les gains déjà engrangés avec la dématérialisation. Les entreprises interviewées dans le cadre de l'étude donnent pour exemple :

• L'utilisation de la signature électronique dans le cadre des ordres de virement dans le secteur bancaire qui améliore considérablement la productivité ;
• Le recours à la dématérialisation fiscale des factures qui permet aux entreprises, sous certaines contraintes imposées par la législation, de s'affranchir des factures au format papier. Le coût de traitement d'une telle facture peut ainsi être considérablement réduit, de même que les frais d'impression et d'affranchissement ;
• Dans le secteur public, la dématérialisation du contrôle de légalité qui débouche sur de fortes économies en impression.

Dans un environnement où rapidité et sécurité priment, ce sont autant de catalyseurs à l'adoption de solutions de confiance par le plus grand nombre d'entreprises, quel que soit leur profil.

La méthodologie suivie pour réaliser cette étude repose sur des interviews auprès de 200 responsables d'organisations, privées et publiques, basées en France (d'origine française ou étrangère). Ce communiqué porte sur l'étude publiée en septembre 2006 par MARKESS International : Dématérialisation et Services de Confiance, 2006-2008.
Cette étude de MARKESS International est destinée aux directions générales, aux maîtrises d'ouvrage et aux DSI en charge de la maîtrise d'œuvre de tels projets, ainsi qu'aux prestataires de solutions actifs sur ce segment de marché.
Elle a été conduite par MARKESS International avec le soutien des sociétés suivantes : ADP-GSI, CertEurope, EMC Captiva, Groupe La Poste et Orange Business Services.

Pour télécharger les sommaires de nos études : www.markess.fr/etudes.php
Pour toute demande du Livre Blanc associé d'une vingtaine de pages : http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=352


MARKESS International est un cabinet d'études et de conseil qui analyse depuis plus de 8 ans l'impact des technologies de l'information sur la transformation et la modernisation des organisations, entreprises privées et administrations.
Etabli à Washington, D.C. et à Paris, MARKESS International a pour mission d'aider tant les maîtrises d'ouvrage à mieux comprendre et tirer parti des technologies de l'information que les offreurs à mettre au point une stratégie optimale pour cibler ces marchés.

Source : www.markess.fr