Après s'être centrée sur le traitement des problèmes cruciaux, comme le regroupement de la production des documents imprimés et du courrier dans un unique centre de production et la mise à niveau des matériels d'impression et de mise sous enveloppe au service courrier, Citizen's a pris conscience de la nécessité de restructurer toute la production documentaire. Complet. Après avoir mis en oeuvre les méthodologies Six Sigma d'amélioration de l'entreprise, Six Sigma, Citizen's a rapidement pu déterminer les bénéfices à court et long termes et se fixer un ordre de priorité pour ses projets.

Pour le court terme, Citizen's a défini un ensemble de projets au niveau tactique : conversion en recto / verso des relevés, intégrité des relevés et qualité des adresses. Pour le long terme, Citizen's devait mettre en ouvre une architecture d'excellence pour la production des documents permettant de
concevoir des relevés plus complexes, d'automatiser la production de tous les documents décentralisés en les canalisant sur le Centre automatisé d'impression et d'expédition du courrier ou encore de s'appuyer sur leTraitement Automatisé des Documents (ADF), logiciel de gestion de la
production qui automatise tout le processus de traitement.

Dans ce contexte, Citizen's Financial Group a lancé un appel d'offres et évalué une douzaine de fournisseurs de logiciels pour soutenir son action de rationalisation de ses opérations. La plateforme Open Print de Sefas est alors sélectionnée. Chaque module de la solution a alors apporté une réponse au projet défini.

Ainsi, Citizen's s'est appuyé sur Open Print Remake pour le passage aux documents recto / verso et l'intégrité des relevés. Remake a permis tout d'abord de décomposer les pages, à l'origine en deux compositions côte à côte, d'insérer un fond contenant les conditions générales dans leur position appropriée, et de reséquencer les pages en recto / verso.

Le module Producer de Sefas a pour cela été interconnecté avec le logiciel Mail Factory Kern afin de connaître l'état des machines de mise sous enveloppe et d'assurer le suivi des tâches et des courriers.

Pour la mise en ouvre du projet sur la qualité des adresses, Citizen's a eu recours à Delivery, le module d'optimisation des flux des informations imprimées. Delivery a été conçu pour fusionner, trier et éclater les flux de données. Il utilise les index et les informations de blocs d'adresses extraits par Remake et les interfaces grâce au logiciel de préparation postale pour les tiers, afin de corriger, valider, mettre à jour et pré-trier le courrier.

Enfin, pour assurer en interne les demandes de crédits, les documents devaient être remodélisés. Citizen's a eu recours à Open Print MiddleOffice. MiddleOffice est un outil global de conception et de composition orienté vers l'objet, conçu pour la création des documents les plus complexes relatifs aux transactions. Outre la possibilité de concevoir les nouveaux documents et de les produire rapidement en interne, Citizen's a pu facilement combiner la composition au processus de qualité des adresses de la post-composition.


Grâce à la mise en ouvre de Sefas, Citizen's a pu élaborer un plan stratégique et le mettre en ouvre au niveau tactique. Le groupe a défini et déployé des projets qui optimisent sa compétitivité et envisage désormais de déployer un système intégral de Traitement Automatisé des Documents. Dans ce
contexte, Citizen's a retenu Producer, le système de gestion de la production de Sefas, pour en faire le cour de son Centre de Traitement Automatisé des Documents. Producer gère le processus complet de production des documents, depuis le moment où les données sont disponibles en passant par toutes les étapes du traitement : composition, post-composition (qualité des adresses par exemple), pré-tri postal, impression, mailing et système de sauvegarde.

Depuis septembre 2006, Citizen's a réalisé plus de trois millions de dollars d'économies directes grâce à la mise en ouvre d'Open Print :

- La conversion en recto / verso : les dépôts en données-image et en données non-image ont été convertis en duplex, se traduisant par des économies de 2,1 millions de dollars pour la banque pour le seul poste affranchissement, d'où une importante économie de papier : le passage du recto simple au recto / verso a permis de réduire la consommation de papier de 25 à 30 %.

- Qualité des adresses : les améliorations obtenues sur la qualité des adresses, la capacité du logiciel Sefas pour la préparation du bloc d'adresses, le nettoyage des données et la réintégration du bloc dans les relevés a généré de substantielles économies.

- Passage de l'externalisation à l'internalisation : le Département Crédit àla Consommation assurait les opérations de relevés en externe, mais s'est rendu compte que l'internalisation de cette opération au sein de l'Enterprise Payment Print Center de Citizen's permettrait d'économiser 500 000 dollars en termes d'améliorations significatives de la fonctionnalité. Cette opération concerne plus de 1 million de relevés ; la possibilité d'éditer ces relevés en interne permet d'économiser entre 0,05 et 0,06 dollar
par relevé envoyé.

- Support adapté aux circonstances : Citizen's Bank met actuellement en ouvre l'outil FrontOffice de Sefas qui permettra d'automatiser les procédures pour tous les types de communications d'entreprise, allant de la simple correspondance envoyée au client jusqu'à la personnalisation complexe. Il s'
intègre aux portails Internet et transmet les documents par n'importe quel canal, comme les centres de traitement du courrier. Les utilisateurs ont également accès aux signatures numériques qui peuvent être tirées-déposées dans les grilles de lettres. L'utilisation de cet outil de correspondance injectera 58 000 correspondances supplémentaires dans le flux courant de courrier, avec des économies significatives sur les frais postaux pour Citizen's.

Forte de ces éléments, Citizen's Bank compte d'ores et déjà élargir le périmètre fonctionnel de la plateforme de Sefas à d'autres domaines afin de diminuer encore ses coûts et d'offrir un meilleur service à ses clients.

A propos de Sefas Innovation
Sefas Innovation, éditeur français de solutions logicielles éditiques, est le leader européen du design, de la composition et de la production de documents et de courriers d'entreprise personnalisés multicanaux. Son siège social et l'équipe de R&D sont basés à Ivry-sur-Seine, France. Avec deux filiales, à Burlington, US et Bristol, UK, Sefas Innovation fournit à ses clients internationaux une infrastructure unique complète et modulaire permettant de répondre à tous leurs besoins en matière de création et de production documentaire, élément clef de la relation clients. La suite Open Print est fondée sur deux décennies d'expérience dans les domaines de la création et de la composition dynamique des documents, de leur gestion au sein de l'entreprise, du travail collaboratif, de la
personnalisation « one-to-one », de l'output management, de l'optimisation postale et du contrôle de la production.

Avec les solutions logicielles Open Print, à la fois innovantes, viables et pérennes, les entreprises des secteurs banque/assurance, télécommunications, services publics et les administrations disposent d'atouts majeurs pour réduire leurs coûts liés à la gestion de documents et améliorer leurs
performances. Sefas Innovation compte actuellement plus d'une centaine de clients grands comptes dans le monde entier dont la plupart sont des groupes internationaux - Citizen Bank, Hewitt, ADP, Bell South (US) ; Nationwide, RSA, EDS (UK) ; Groupama, AG2R, la Caisse des Dépôts et Consignation, MAIF, France Télécom (France) ; LVM (Allemagne) - ou de grandes administrations : Inland revenue, Department of Works and Pensions (UK), ANPE, DGI, CNAM (France) et l'Etat de Californie (US). Sefas Innovation a été créée en 1991 et emploie actuellement près de 80 collaborateurs avec un chiffre d'affaires d'environ 9 millions d'euros en 2006 dont 68% du CA réalisé en Europe.

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