Avoir un projet de refonte de son Intranet veut bien souvent dire que son Intranet actuel est devenu obsolète voire qu’il suscite de nombreuses objections de la part de ses utilisateurs ! Parmi les remarques les plus fréquemment exprimées "l’Intranet est trop statique", "il n’est pas assez communicant", "ses fonctionnalités ne sont pas assez visibles et claires", "il n’offre pas la possibilité de diffuser de l’information à mes collègues", "changer le contenu coûte trop cher car la plupart du temps, l’intervention des équipes informatiques est nécessaire".

La démarche communément adoptée est de lancer un projet classique de refonte de site Web. Si la méthode est éprouvée, elle engage cependant l’entreprise dans un processus de 2 ou 3 mois allant de la stratégie de repositionnement jusqu’à l’élaboration d’une grille de critères pondérée en vue de l’analyse des solutions envisagées, en passant par les différentes analyses de besoins (utilisateurs, contributeurs, équipe MOA) et des conditions environnementales et techniques… Long, fastidieux et cher !

Il existe une autre méthode avec laquelle il devient possible de refondre son Intranet en un temps record. Tout d’abord, cela suppose de changer de point de vue et d’accepter quatre conditions :

• Premièrement accorder une confiance quasi aveugle aux technologies actuelles du Web 2.0 qui permettent de répondre à quasi toutes les attentes exprimées par les utilisateurs, contributeurs tout en apportant des réponses aux éventuelles objections de la DSI : avoir une interface homogène et ergonomique facile à maintenir (très peu de programmation requise), avoir un moteur de recherche pour améliorer le rendement de l’application, utiliser une plate-forme standard et SOA qui garantit la portabilité de l’Intranet, pouvoir maîtriser les coûts de licences (recours éventuel à l’Open Source, ou au mode SaaS), assurer l’évolutivité (une même plate-forme utilisée pour plusieurs Intranet)…

• Deuxièmement, préférer un progiciel aux développements spécifiques car ils apportent une plus forte maintenabilité (garantie de suivi de versions de la part des fournisseurs, simplicité de migration, etc.)

• Troisièmement, vouloir créer un maximum de valeur ajoutée pour l’utilisateur, qu’il soit connecté ou déconnecté. Pour cela, on identifiera les différents liens qu’il est intéressant - et possible - d’établir avec les autres systèmes applicatifs de l’entreprise comme la GED ou les outils utilisés au quotidien par les collaborateurs (forums de discussion, forums techniques, communautés d’intérêt, gestion des notes de frais, gestion des demandes d’achat de fourniture avec workflows dynamiques de validation, fonctions de synchronisation de saisie d’information off-line pour les collaborateurs nomades, saisie des temps, et bien sûr, un mix de “flux RSS, podcast et blogs”.

• Quatrièmement, accepter d’ouvrir l’accès à toutes les informations - informations structurées (provenant des systèmes de Business Intelligence, ERP, CRM…) et non structurées (bases GED, données marché, veille, réglementation, etc.) : l’information externe à l’entreprise va être gage de la plus value de l’Intranet pour que le collaborateur puisse faire son travail au quotidien en ayant accès à tous les contenus utiles pour son marché (notamment sur les marchés fortement réglementés tels que la pharmacie, la cosmétique, l’agro-alimentaire…)

Une fois acceptées ces conditions, reste à choisir la méthode. RAD serait à préconiser, car particulièrement bien adaptée à la notion de rapidité recherchée. Devra ensuite être effectuée une rapide adéquation technico-fonctionnelle au vu des différents besoins exprimés. Puis intervient la sélection de deux ou trois outils progiciels à faire passer par un POC (proof of concept) de maximum deux jours pour valider la faisabilité du projet et déterminer les fonctionnalités indispensables.

En dernier lieu et avec l’un des outils testés, les paramétrages nécessaires sont effectués pour répondre aux besoins, en respectant cinq fondamentaux :

• faire faire le maximum par l’outil

• ne recourir au développement spécifique que pour le strict nécessaire

• développer le reste au fil du temps

• utiliser les technologies Web 2.0 mais en évitant de construire une “usine à gaz”

• définir une charte graphique simple, percutante et aisément mémorisable, sans trop de détail et d’effets sophistiqués.

À propos de Micropole Univers
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Par Renaud Finaz de Villaine, Directeur Marketing et Communication, Micropole-Univers